Gizlilik Politikası
Yürürlük tarihi: 14 Kasım 2026Bu politika, Meeting Minutes AI mobil uygulamasında ve ona bağlı web panelinde hangi kişisel verilerin toplandığını, hangi amaçla işlendiğini, kimlerle paylaşıldığını ve haklarını nasıl kullanabileceğini açıklar. İngilizce sürüm: Privacy Policy (English).
1. Veri sorumlusu
DODE Yazılım (“biz”), Meeting Minutes AI uygulamasının geliştiricisi ve veri sorumlusudur.
Gizlilik ve veri talepleri ile destek: [email protected]
2. Topladığımız veriler
| Veri kategorisi | İçerik | Kaynak |
|---|---|---|
| Hesap bilgileri | Kullanıcı kimliği, e-posta adresi, görünen ad; Google ya da Apple ile girersen bu hesabın sağladığı ad ve e-posta; dil tercihi ve bildirim tercihlerin | E-posta ve şifreyle kayıt, Google ile giriş ya da Apple ile giriş |
| Toplantı ses kayıtları | Uygulamada kaydettiğin ya da yüklediğin ses dosyaları; toplantı botunun aldığı kayıtlar | Senin kaydın ya da yüklemen |
| Toplantı içeriği | Transkript, konuşmacı etiketleri ve konuşma süreleri, toplantı başlığı, seçtiğin analiz şablonu, özet, kararlar, görevler (sorumlu, öncelik, tarih), sohbet soruların ve cevapları, hazır istek çıktıları, zihin haritası, transkript çevirisi, arşiv araması için üretilen metin vektörleri | Uygulama içi kullanım ve yapay zekâ işleme |
| Canlı asistan verileri | Cihazında tanınan cümlelerin metni ve konuşmacı etiketi, cümle özetleri, cevap önerileri, toplantının dili, isteğe bağlı olarak kendin hakkında yazdığın not ve söylemek istediğin metin, kullanılan süre | Canlı asistanı kullanırsan |
| Toplantı botu verileri | Botu gönderdiğin toplantının bağlantısı, bot adı, bot durumu, toplantının ses kaydı ve platform altyazılarından elde edilen transkript (konuşmacı adlarıyla) | Toplantı botunu kullanırsan |
| Takvim (isteğe bağlı) | Google Takvim ya da Microsoft Outlook bağlantı belirteçleri; önümüzdeki etkinliklerin başlığı, açıklaması, başlangıç ve bitiş saati, konumu, toplantı bağlantısı ve katılımcı adı, e-postası ve yanıt durumu | Takvimini yalnız okuma izniyle bağlarsan |
| Entegrasyonlar (isteğe bağlı) | Notion bağlantı belirteci ve seçtiğin sayfa; Slack için girdiğin gelen web kancası (webhook) adresi; e-posta ile rapor gönderirken yazdığın alıcı adresi | Entegrasyonu bağlarsan ya da rapor gönderirsen |
| Takım ve paylaşım | Takım üyeliğin ve rolün, takımla paylaştığın toplantılar, oluşturduğun paylaşım bağlantıları ve görüntülenme sayısı | Takım ya da paylaşım özelliklerini kullanırsan |
| Yapay zekâ bildirimleri ve içerik denetimi | Bildirdiğin yapay zekâ çıktısının metni, türü ve (yazarsan) bildirim nedeni; canlı asistanda reddedilen girdilerin zamanı | Bildir düğmesini kullanırsan; içerik denetimi |
| Abonelik verisi | Planın, abonelik durumu, satın alma ve yenileme kayıtları, aylık kullanım sayaçları | App Store / Google Play üzerinden RevenueCat aracılığıyla |
| Bildirim jetonu | Özet hazır bildirimi için cihazının push bildirim jetonu | Bildirim iznini verirsen |
| Teknik veriler | Cihaz modeli, işletim sistemi ve uygulama sürümü, dil, çökme ve hata kayıtları, hesap UUID’sine bağlı kullanım olayları | Otomatik (bkz. bölüm 8) |
Ödeme bilgilerini görmüyoruz. Abonelikler App Store veya Google Play üzerinden satın alınır. Kart numaran ve fatura adresin Apple/Google'da kalır; bize yalnızca planın, abonelik durumun ve işlem kaydı ulaşır.
3. Verileri neden işliyoruz
- Hizmetin sunulması: kayıt ve yükleme, transkript, özet, görevler, sohbet, arşiv araması, canlı asistan, toplantı botu, takvim ve entegrasyonlar, hesabının yönetimi.
- Aboneliklerin yönetimi: satın alımların doğrulanması, planının ve kullanım sınırlarının uygulanması.
- Güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi: içerik denetimi, bildirilen yapay zekâ çıktılarının incelenmesi, bekleme süresi ve hesap kısıtlamaları.
- Ürünün iyileştirilmesi: hataların tespiti ve giderilmesi, hangi özelliklerin kullanıldığının anlaşılması.
- İletişim: özet hazır bildirimi, istersen haftalık özet e-postası, aylık sınırına ulaştığında bilgilendirme e-postası ve hesabınla ilgili bildirimler.
Hukuki dayanak
KVKK m.5 ve GDPR m.6 kapsamında verilerini şu dayanaklarla işleriz: sözleşmenin ifası (hizmeti sana sunabilmek için), açık rıza (bildirimler, isteğe bağlı takvim ve entegrasyon bağlantıları, isteğe bağlı analitik), hukuki yükümlülük ve meşru menfaat (güvenlik, kötüye kullanımın önlenmesi, teknik hataların giderilmesi). Rızaya dayalı işlemelerde rızanı istediğin zaman geri çekebilirsin.
4. Ses kayıtları, transkript ve yapay zekâ işleme
Kaydettiğin ya da yüklediğin ses dosyaları, hesabına özel ve dışarıya kapalı bir depolama alanında (Supabase Storage) tutulur. Erişim kuralları veritabanı düzeyinde zorunlu kılınmıştır; dosyalarına başka bir kullanıcı erişemez.
Ses dosyan yazıya dökülmek için AssemblyAI'a gönderilir (konuşmacı ayrımı dahil); bu hizmet kullanılamadığında yedek olarak OpenAI'ye (Whisper) gönderilir. Transkript; özet, kararlar, görevler, toplantı sohbeti cevapları, hazır istekler (ör. takip e-postası, yönetici özeti), zihin haritası, transkript çevirisi ve arşiv araması için metin vektörleri (embedding) üretmek üzere OpenAI'ye gönderilir. Bu iletim yalnızca hizmeti sunmak için yapılır; sağlayıcılar API verilerini kendi politikalarına göre model eğitiminde kullanmaz. OpenAI, API verilerini kötüye kullanım denetimi için en çok 30 gün saklayabilir.
Kaydettiğin toplantılarda diğer katılımcıların sesi, adı ve söyledikleri de işlenir. Bu kayıtları sen başlatırsın; katılımcıları bilgilendirmek ve gerekiyorsa rızalarını almak senin sorumluluğundadır (bkz. Kullanım Koşulları). Ses kayıtlarını kimlik tespiti ya da biyometrik tanımlama amacıyla kullanmıyoruz; konuşmacı etiketleri yalnızca transkripti düzenlemek içindir.
Bir toplantıyı uygulamadan sildiğinde ses dosyası da depolamadan silinir.
5. Canlı asistan
Canlı asistanda konuşma, telefonunun işletim sistemine ait cihaz üstü konuşma tanıma ile metne çevrilir. Ses kaydı sunucularımıza gönderilmez ve saklanmaz; sunucuya yalnızca tanınan metin gider. Bu metin, her cümlenin kısa özetini ve sana sorulan sorulara cevap önerisini üretmek için OpenAI'ye gönderilir. Söylemek istediğin bir şeyi yazarsan, toplantının dilinde söyleyebileceğin bir cümleye çevrilmesi için bu metin de OpenAI'ye gönderilir.
Canlı oturum kayıtları (tanınan cümleler, özetler, notun) 30 gün sonra otomatik olarak silinir. Oturumu toplantı olarak kaydedersen, transkript ve analiz o toplantının parçası olur ve toplantıyı silene ya da hesabını silene kadar saklanır.
6. İçerik denetimi ve yapay zekâ çıktısını bildirme
Canlı asistanda kendin hakkında yazdığın not ve söylemek istediğin metin, işlenmeden önce içerik denetiminden geçer: önce sunucumuzdaki kurallarla (kelime listesi), ardından OpenAI'nin moderasyon hizmetiyle. Uygunsuz bulunan metin reddedilir. Kısa sürede art arda reddedilen girdiler (30 dakikada 3) bir süre bekleme doğurur. Reddedilen metnin kendisi saklanmaz; yalnızca reddin zamanı hesabına bağlı olarak tutulur ve bu kayıt 7 gün sonra silinir. Son 24 saat ve 7 gündeki ret ve bildirim sayıları yalnız yetkili yönetim tarafından görülebilir. Denetim hizmetine ulaşılamazsa metin denetimsiz işlenmez. Cevap önerileri de sana gösterilmeden önce denetlenir.
Yapay zekâ ile üretilen her çıktı uygulamada “YZ” etiketiyle gösterilir ve yanında “Bildir” düğmesi bulunur. Bir çıktıyı bildirdiğinde çıktının metni, türü ve (yazarsan) nedeni inceleme için hesabına bağlı olarak saklanır; bildirimler incelenir ve kötüye kullanımda hesap kısıtlanabilir. Bu kayıtlar hesabını sildiğinde silinir. Yapay zekâ çıktıları hatalı ya da eksik olabilir.
7. Toplantı botu, takvim ve entegrasyonlar
Toplantı botu. Bir çevrim içi toplantıya (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams) bot göndermeyi seçersen, Recall.ai hizmeti toplantıya senin belirlediğin adla (varsayılan “Meeting Minutes AI”) katılır ve kaydı alır. Bot, katılımcılara görünür bir katılımcı olarak toplantıda yer alır. Kayıt ve platform altyazılarından elde edilen transkript sunucumuza aktarılır, ses dosyası hesabına özel depolama alanına kaydedilir ve 4. bölümdeki gibi işlenir.
Takvim. Google Takvim ya da Microsoft Outlook bağlantısı isteğe bağlıdır ve yalnızca okuma iznidir. Önümüzdeki etkinliklerini (başlık, açıklama, saat, konum, toplantı bağlantısı, katılımcılar) sana göstermek ve istersen o toplantıya bot planlamak için kullanılır; takvimine yazma yapılmaz. Bağlantıyı istediğin zaman kaldırabilirsin.
Entegrasyonlar. Notion'ı bağlarsan, gönder dediğin toplantı raporu seçtiğin Notion sayfasına yazılır. Slack için bir gelen web kancası adresi girersen, gönder dediğin özet o Slack kanalına iletilir. E-posta ile rapor gönderirsen, özet senin yazdığın alıcı adresine Resend üzerinden gönderilir. Web panelinde sunulan diğer isteğe bağlı entegrasyonlar (ör. Google Drive, Gmail, Linear, Jira, HubSpot, Salesforce) da yalnızca sen bağlarsan ve gönder dersen seçtiğin içeriği ilgili hizmete iletir. Bu hizmetlere gönderilen içerik, o hizmetin kendi gizlilik politikasına tabidir.
Takım ve paylaşım bağlantıları. Bir toplantıyı takımınla paylaşırsan takım üyeleri o toplantıyı görebilir. Paylaşım bağlantısı oluşturursan, bağlantıya sahip herkes paylaştığın içeriği görebilir; bağlantıyı istediğin zaman iptal edebilirsin.
8. Hata ve kullanım analitiği
Hata raporlama ve ürün analitiği için şu iki hizmet kullanılır:
- Sentry: çökme ve hata raporları (cihaz ve uygulama sürümü, hata ayrıntısı), yalnız hesap UUID’siyle ilişkilendirilir. Ad, e-posta, toplantı içeriği, transkript ve ses gönderilmez.
- PostHog: hesap UUID’sine bağlı kullanım olayları (ör. hangi ekranın ya da özelliğin kullanıldığı). AB sunucularında (eu.i.posthog.com) işlenir; e-posta, ad ve toplantı içeriği gönderilmez. Kullanım verisi paylaşımı varsayılan olarak açıktır. Ayarlar → Kullanım verisini paylaş anahtarıyla kapatabilirsin. Kapatmak Sentry hata raporlamasını etkilemez.
Verilerini reklam amacıyla kullanmıyoruz ve reklam ağlarıyla paylaşmıyoruz.
9. Kimlerle paylaşıyoruz
Verilerini satmıyoruz. Hizmeti çalıştırabilmek için aşağıdaki sağlayıcılardan yararlanıyoruz:
| Sağlayıcı | Amaç | Aktarılan veri ve konum |
|---|---|---|
| Supabase | Veritabanı, kimlik doğrulama, ses dosyası depolama, sunucu fonksiyonları | Hesap, toplantı içeriği ve ses dosyaları (Avustralya, Sidney, ap-southeast-2) |
| AssemblyAI | Ses dosyalarının yazıya dökülmesi ve konuşmacı ayrımı | Toplantı ses dosyası (ABD) |
| OpenAI | Yedek transkripsiyon, özet, karar ve görev çıkarımı, toplantı sohbeti, hazır istekler, zihin haritası, çeviri, arşiv araması için metin vektörleri, canlı asistan özetleri, cevap önerileri ve cümle çevirisi, içerik denetimi | Transkript ve toplantı bağlamı, sorduğun sorular, canlı asistanda tanınan metin, notun ve yazdığın metin; yedek transkripsiyonda ses dosyası (ABD; API verilerini model eğitiminde kullanmaz, kötüye kullanım denetimi için en çok 30 gün saklayabilir) |
| Recall.ai | Toplantı botunun toplantıya katılması ve kayıt alması | Toplantı bağlantısı, bot adı, toplantı kaydı ve altyazı transkripti (ABD) |
| Google / Microsoft | İsteğe bağlı takvim bağlantısı (yalnız okuma); Google ile giriş | Bağlantı belirteçleri; takvimden okunan etkinlik bilgileri bize gelir |
| Notion, Slack ve diğer isteğe bağlı entegrasyonlar | Gönder dediğin raporun seçtiğin hizmete iletilmesi | Yalnızca gönderdiğin toplantı raporu ve görevler |
| Resend | E-posta gönderimi: özet raporu, haftalık özet, aylık sınır bildirimi | E-posta adresin ya da yazdığın alıcı adresi ve e-postanın içeriği (toplantı başlıkları, özet, görevler) (ABD) |
| RevenueCat | Aboneliklerin doğrulanması ve kaydı | Hesap kimliğin, satın alma ve abonelik kayıtları |
| Apple / Google | Oturum açma, ödeme, bildirim teslimi, cihaz üstü konuşma tanıma | Hesap kimliği, satın alma kaydı; bildirimin metni (toplantı başlığı). Cihaz üstü tanımada ses cihazından çıkmaz. |
| Expo | Push bildirim teslimi | Cihaz bildirim jetonu ve bildirim metni (toplantı başlığı) |
| Sentry | Çökme ve hata raporlama | Hesap UUID’sine bağlı teknik hata kayıtları; toplantı içeriği yok |
| PostHog | Ürün analitiği | Hesap UUID’sine bağlı kullanım olayları (AB) |
| Cloudflare | Bu web sitesinin barındırılması ve sunumu | Teknik istek kayıtları (IP adresi dahil) |
Yurt dışına aktarım
Veritabanımız ve ses dosyası depolamamız Avustralya'da (Sidney, ap-southeast-2) bulunur; yapay zekâ, transkripsiyon, toplantı botu ve e-posta sağlayıcılarımız ağırlıkla ABD'de, analitik sağlayıcımız AB'de işlem yapar. Bu nedenle kişisel verilerin Türkiye ve Avrupa Ekonomik Alanı dışına aktarılır. Bu aktarımlar, KVKK m.9 ve GDPR m.44 ve devamı kapsamında, sağlayıcıların veri işleme sözleşmeleri ve standart sözleşme hükümleri gibi uygun güvenceler çerçevesinde ve yalnızca hizmeti sunmak için gereken ölçüde yapılır.
10. Saklama ve silme
- Toplantıların, transkriptlerin, ses dosyaların ve görevlerin, sen silene ya da hesabını silene kadar saklanır.
- Canlı oturum kayıtları 30 gün sonra, canlı asistanda reddedilen girdilerin zaman kaydı 7 gün sonra otomatik olarak silinir.
- Tek bir toplantıyı uygulama içinden silebilirsin; ses dosyası da silinir.
- Uygulamada Ayarlar > Hesabı sil yolunu izleyip onay için SİL yazarak hesabını silebilirsin. Toplantıların, transkriptlerin, ses dosyaların, görevlerin, canlı oturum kayıtların, takvim ve entegrasyon bağlantıların, bildirdiğin çıktılar ve bu uygulamadaki profilin kalıcı olarak silinir. Bu işlem geri alınamaz. Ayrıntılar: Hesap ve veri silme.
- Aynı Apple, Google ya da e-posta hesabını başka bir DODE Yazılım uygulamasında da kullanıyorsan yalnızca Meeting Minutes AI verilerin silinir; oturum açma kimliğin o uygulamalar için korunur.
- Aboneliğin hesabı silmekle iptal olmaz; App Store ya da Google Play ayarlarından ayrıca iptal etmelisin.
- Takımla paylaştığın ya da Notion, Slack, e-posta gibi hizmetlere gönderdiğin içeriklerin o hizmetlerdeki kopyaları alıcıların sorumluluğundadır.
- Yasal yükümlülük gereği saklanması gereken kayıtlar (ör. Apple ve Google nezdindeki satın alma kayıtları) ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanabilir.
11. Hakların
KVKK m.11 ve GDPR kapsamında şu haklara sahipsin:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme ve bunlara erişme,
- Yanlış veya eksik verilerin düzeltilmesini isteme,
- Verilerinin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Verilerini yapılandırılmış bir biçimde alma (taşınabilirlik),
- Yurt dışına aktarılan verilerin hangi alıcılara aktarıldığını öğrenme,
- İşlemeye itiraz etme ve verdiğin rızayı geri çekme,
- İlgili denetim otoritesine (Türkiye'de Kişisel Verileri Koruma Kurulu) şikâyette bulunma.
Taleplerini [email protected] adresine iletebilirsin; en geç 30 gün içinde yanıt veririz. Hesap silmeyi beklemeden, uygulama içindeki “Hesabı sil” seçeneğiyle hemen yapabilirsin.
12. Güvenlik
Tüm veri trafiği şifreli bağlantı (HTTPS/TLS) üzerinden taşınır. Ses dosyaların dışarıya kapalı depolama alanında tutulur, veritabanı kayıtların satır düzeyinde erişim kurallarıyla korunur. Takvim ve entegrasyon bağlantı belirteçleri yalnızca sunucu tarafında kullanılır. Buna rağmen hiçbir sistemin yüzde yüz güvenli olmadığını hatırlatırız.
13. Çocuklar
Meeting Minutes AI 13 yaşından küçük kişilere yönelik değildir ve bilerek onlardan veri toplamayız. 18 yaşından küçükseniz uygulamayı yalnızca veli veya vasi onayıyla kullanmalısınız. 13 yaşından küçük birine ait veri topladığımızı fark edersek gecikmeksizin sileriz.
14. Değişiklikler
Bu politikayı zaman zaman güncelleyebiliriz. Önemli bir değişiklik olduğunda uygulama içinde bilgilendiririz. Sayfanın üstündeki yürürlük tarihi son güncellemeyi gösterir.
15. İletişim
DODE Yazılım · [email protected]